Commandes/Commandes permanentes
Cette option n’est disponible que si vous avez demandé l’activation de cette fonctionnalité. Si elle est activée le menu des commandes sera enrichi de cette fonction.
Après avoir cliqué sur cette fonction, l’écran suivant apparaît, il faut alors choisir « Créer une nouvelle commande permanente ». (Remarque : lors d’une première création ce tableau est vide)
Pour chaque commande permanente est indiqué :
- Nom Commande permanente,
- Date de début,
- Date de fin,
- Actif (O/N),
- Actions « Visualiser », « Valider » (si la commande permanente est à valider), « Modifier », « Dupliquer », « Supprimer ».
Créer une nouvelle commande permanente
- Sélectionner le magasin dans la liste déroulante
- Renseigner le libellé de la commande permanente (de 20 caractères maximum)
- Choisir le type de commande : billets ou pièces en €
- Renseigner la date de 1ère livraison, la date de fin, la fréquence, le jour de livraison dans la semaine (à renseigner pour les fréquences autres que «jour») et si la livraison peut avoir lieu que des jours ouvrés (oui/non)
Fréquences : Jour = 1 livraison par jour (tous les jours), Semaine = 1 livraison par semaine (choisir le jour de la semaine), Quinzaine = 1 livraison par quinzaine (choisir le jour de la semaine), Mois = 1 livraison par mois (choisir le jour de la semaine et la position dans le mois), Trimestre = 1 livraison par trimestre (choisir le jour de la semaine et la position dans le mois correspondant)
- Renseigner les quotités par coupures.
Les droits afférents aux 3 types d’utilisateurs dans Forc@sh (Utilisateur, Utilisateur valideur, Gestionnaire) sont respectés :
- Un « Utilisateur » peut créer une commande permanente dont le statut sera « à valider »
- Un « Utilisateur valideur » peut créer une commande permanente dont le statut sera « à valider » si le montant est au-dessus du seuil, et « Validée » si le montant est en-dessous du seuil
- Un « Gestionnaire » peut créer une commande permanente dont le statut sera « Validée »
- Valider. La validation de la commande permanente génère des commandes standards selon la fréquence choisie. Si une commande générée est un jour férié, elle devient « exceptionnelle » et vous avez le message suivant lors de la validation de la commande permanente : « Attention commande exceptionnelle, une date de livraison demandée est un dimanche ou un jour férié (date concernée : JJ/MM/AAAA). Veuillez-vous assurer auprès de votre prestataire de la faisabilité de l’opération)
- Si vous « Annulez », retour à l’écran de création de commande permanente pour faire une modification de paramètres
- Si vous « Confirmez », les commandes sont toutes créées.
Pour « Visualiser », « Modifier » ou « Supprimer » une commande unitaire générée par une commande permanente, il faut aller au niveau de l’écran « Synthèse ».
Remarque : Afin de prévenir la rupture de livraison ; un mail est envoyé, quinze jours avant la date d’échéance, à la personne ayant créé cette commande permanente.
Action « Supprimer »
L’action « Supprimer » au niveau du menu « commande permanente », génère le message d’alerte suivant :
Si vous acceptez, cette action met à jour la valeur « Actif » à « Non » sans possibilité de réactivation de la commande permanente. Cette action supprime toutes les commandes créées entre la date de suppression et la date de fin de la commande permanente.
Une commande avec la valeur « Actif » à « non » peut être « Visualisée » ou « Dupliquée ».
Actions « Visualiser », « Modifier »
L’action « Modifier » supprime toutes les commandes créées entre la date de modification et la date de fin, et crée X commandes entre la date de début et la date de fin en fonction de la fréquence avec les nouvelles données.
Les X commandes créées ou supprimées (cf. colonne « Cde permanente ») apparaissent de façon unitaire par « jour de livraison » dans les écrans de « Synthèse » et de « Suivi et édition des commandes » (ce dernier menu est accessible seulement aux profils « Gestionnaire »).
