Commandes/Commandes unitaires

 

Option "Création d'une commande"

Processus de commande

• Sélectionner le magasin dans la liste déroulante

• Choisir le type de commande : billets ou pièces en €
• Indiquer la date de livraison demandée.

Cette date doit impérativement respecter le calendrier fixé entre le transporteur et le magasin. De ce fait, l’icône « calendrier » associée à la date de livraison restitue toutes les prochaines dates qu’il est possible de sélectionner (si un calendrier est paramétré), la date pré affichée par défaut étant, compte tenu du cut-off standard du transporteur, la première date disponible.

Exemple de l’écran ci-dessus : si la saisie a lieu le 29/04 à 14h30 pour le magasin 001, dont le calendrier prévoit des livraisons tous les2/5, 5/5, 7/5 …, la première date sélectionnable est le 5 mai compte tenu du cut-off du transporteur qui est de J+2 ouvrés avant 14h.

• Sélectionner les valeurs souhaitées sur les écrans de commande

Ecran commande de billets (seules les coupures que vous pouvez commander sont reprises sur l’écran)

NB: Aucun champ des "Nombres de billets/de rouleaux"ou des "Montants" ne doit être vide comme ci-dessous :

Il faut toujours qu’il y ait un ZERO au niveau des champs qui ne ferait pas l’objet d’une commande.

Ecran commande de pièces (seules les quotités que vous pouvez commander sont reprises sur l’écran)

Remarque : « Valeur N/A » (non applicable)

Si le montant, le nombre de billets, le nombre de pièces ou le nombre de rouleaux saisi ne respecte pas les quantités imposées, la valeur N/A est restituée en regard de la donnée concernée et la commande ne peut être enregistrée.

 

Plafond en montant et poids et validation des commandes

Si, au niveau du client ou du magasin, un montant et, pour les pièces, un poids maximum ont été définis, ceux-ci sont restitués en bas de page à droite (1) et permettent de saisir la commande dans la limite prévue.

Toutefois, si le plafond maximum en montant et/ou en poids est dépassé, la commande ne pourra être validée. Des messages précisant la raison du blocage sont alors restitués en bas de page, à savoir :

• en cas de dépassement du montant maximum autorisé, le message (2) apparaît.
• en cas de dépassement du poids maximum autorisé pour les pièces, le message (3) apparaît.

 

Seuil d’alerte et validation des commandes

Au niveau de votre Entité Juridique ou de vos magasins, des seuils d’alerte en montant et, pour les pièces, en poids peuvent être définis.

Si le seuil d’alerte en montant et/ou en poids est dépassé, la commande peut être enregistrée, les messages informatifs suivants sont restitués lors de la demande de confirmation de la validation de la commande :

• en cas de dépassement du seuil d’alerte en montant, le message « Attention, commande dérogatoire, le montant de la commande est supérieur au seuil d’alerte autorisé de nnnnn,nn»,
• en cas de dépassement du seuil d’alerte en poids, le message « Attention, commande dérogatoire, le poids total de la commande pièces est supérieur au seuil d’alerte autorisé de nnnnn,nn».

Remarque : Il est possible de définir au niveau de votre entité juridique un seuil journalier en montant concernant l’ensemble de vos magasins. Si, pour une date de livraison donnée, l’enregistrement d’une commande pour un de vos magasins fait dépasser le seuil journalier, la commande peut être enregistrée et le message « Le seuil journalier du client XXXXX pour les commandes (nnnnn,nn €) est dépassé pour la date du jj/mm/aa» est restitué au moment de l’enregistrement de la commande quand elle est saisie par un « Utilisateur magasin ». Un courriel est également envoyé aux personnes destinataires pour lesquelles une adresse mail a été définie en parallèle au seuil journalier.

Transmission et traitement des commandes

En France, les commandes arrivant au terme du cut-off du transporteur concerné (ces cut-offs sont enregistrés dans le site), sont quotidiennement transmises à la Banque puis au Transporteur.

En Belgique, les commandes arrivant au terme du cut-off du transporteur concerné , sont quotidiennement transmises à la Banque puis au Transporteur. Une commande peut être modifiée ou annulée après sa création jusqu'au cut-off. Les cut-offs de la belgique sont indiqués sur la page d'accueil Forcash.

Au Luxembourg, les commandes sont transmises au fil de l’eau.

Suite à la vacation du service « Forcash », le statut de la commande passe alors de « Validée » à « Transmise ». Il est désormais impossible de la modifier ou de l’annuler. Une fois transmise, la commande est prise en charge et traitée par l’application de la Banque qui la transmet au transporteur de fonds concerné.

Une fois la commande préparée et livrée, le transporteur communique les informations de livraison à l’application de la Banque qui les transmet à son tour au service « Forcash ». Ces informations permettent, sur le site, de procéder automatiquement au contrôle et à la réconciliation de vos commandes.

Les fichiers de réconciliation des commandes sont transmis en général à J+1 ou J+2 ouvré par rapport à la date de livraison effective (en fonction des TDF).

Dupliquer une commande

Depuis l’écran « synthèse des commandes »

Depuis la visualisation d’une commande

Suppression d’une commande

Depuis l’écran « Synthèse des commandes »

Pendant la suppression d’une commande ou d’une commande permanente il est possible pour l’utilisateur client de saisir un motif d’annulation et de voir ce motif lorsqu’il consulte le détail de la commande annulée dans "Suivi et Edition de commandes".

NB : Une commande ne peut être supprimée que lorsque son statut est à : Validée ou à : A Valider.