Stortingen/Een zak aanmaken en zakken groeperen

 

Scherm 'Een zak aanmaken'

Als u verschillende winkels beheert, moet u in de eerste plaats het verkooppunt kiezen in het afrolmenu (1). Het scherm dat automatisch wordt getoond, is dat waarmee een zak met biljetten in euro kan worden ingevoerd. U moet dan het type uit te voeren storting kiezen (2), namelijk:

• ofwel een storting van biljetten in euro,
• ofwel een storting van muntstukken in euro,
• ofwel een storting van biljetten in vreemde valuta voor een of meerdere verschillende vreemde valuta (niet actief in Frankrijk),
• ofwel een storting van bankcheques (niet actief in Frankrijk),
• ofwel een storting van speciale cheques, per soort cheque of in bulk.

 

 

Scherm voor de aanmaak van een zak biljetten in euro

Na het type storting (biljetten in euro) te hebben gekozen, moet u:

• indien nodig het vakje tegenwaarde (3) aanvinken als het om wissel gaat. Als de parameters van een land deze optie verbieden, (bvb in Frankrijk) kunt u een dergelijke afgifte niet uitvoeren. Idem als de parameters van uw juridische entiteit of de winkel het niet toelaten.
• Vink - indien nodig - het vakje gedetailleerde storting per coupure (4) aan als de parameters van het land niet-gedetailleerde stortingen van biljetten toelaten. Bij een niet-gedetailleerde storting kunt u enkel het aantal biljetten en het globale bedrag van de afgifte vermelden.U krijgt het volgende scherm:

 

• Voer de ontvangstdatum of -periode (5)in (als die optie geactiveerd is op het niveau van uw juridische entiteit) die overeenstemt met de datum of periode van de omzet van de afgifte.
• Vermeld het zaknummer (6), namelijk de streepjescode van de fysieke drager die kan worden gescand als de gebruiker over de juiste uitrusting beschikt. Als de lengte van de zak in de parameters van uw juridische entiteit werd gepreciseerd of indien verschillend van de winkel, dan moet die lengte bij het invoeren van het zaknummer nauwgezet worden nageleefd. Er wordt een coherentiecontrole verricht op het zaknummer dat uniek moet zijn en de norm van het land moet naleven (voor België).
• Als op het niveau van de parameters van uw juridische entiteit of winkel (indien verschillend) de referentie van de zak op 'manuele invoering' staat, dan verschijnt het veld (9) en moet u dat dus invullen volgens de principes van uw onderneming.
• Vermeld het aantal biljetten of het aangekondigde bedrag (7) voor elke afgegeven waarde of globaal (indien vakje gedetailleerde storting per coupure niet is aangevinkt).

Het totale aantal biljetten en het aangekondigde totaalbedrag worden automatisch verstrekt naarmate de storting wordt ingevoerd.

Om de zak biljetten in euro te registreren, klikt u zodra u de invoering hebt beëindigd, op de knop 'Registreren' (8).U krijgt het volgende bevestigingsbericht:

 

Via de knop 'Verlaten' (8) kunt u de aanmaak van de zak verlaten en terugkeren naar het scherm 'Overzicht van de stortingen'.

Als u bevestigt, wordt de zak biljetten aangemaakt met status 'Te valideren'.  Dan verschijnt het scherm 'Overzicht van de stortingen' met de zak die in de lijst van aangemaakte zakken is opgenomen met een stortingsnummer in de vorm DAAMMnnnnnnn.

Als u niet bevestigt (Terug), wordt de zak niet aangemaakt en keert u terug naar het scherm 'Een zak aanmaken'   Als u niet verder wenst te gaan, kiest u “Terug”.

 

 

Als op het niveau van uw juridische entiteit of de betrokken winkel een maximumbedrag werd vastgelegd, dan wordt dat onderaan rechts weergegeven. Zo kunt u uw zak correct invoeren, wetende dat bij overschrijding van dat bedrag de zak niet kan worden aangemaakt. Berichten die de reden voor de blokkering en de onmogelijkheid om de zak te registreren verduidelijken, worden dan onderaan weergegeven, namelijk:

 

   

 

 

Scherm voor de aanmaak van een zak met muntstukken in euro

Nadat u het type storting (muntstukken in euro) (2) en (3) hebt gekozen, doet u het volgende;

• Voer de ontvangstdatum of -periode (4) in (als die optie geactiveerd is op het niveau van uw juridische entiteit) die overeenstemt met de datum of periode van de omzet van de afgifte.
• Vermeld het (moeder-)zaknummer (5), namelijk de streepjescode van de fysieke drager die kan worden gescand (als u over de uitrusting beschikt). Als de lengte van de moederzak op het niveau van de parameters van uw juridische entiteit of op het niveau van de winkel (indien verschillend) werd vastgelegd, dan moet die lengte bij het invoeren van het nummer van de zak nauwgezet worden nageleefd. Er wordt een controle verricht op het zaknummer dat uniek moet zijn. Als de referentie van de zak op 'manuele invoering' staat, dan verschijnt het veld (8) en moet u het invullen volgens de principes van uw onderneming.
• Vermeld het aantal muntstukken of het aangekondigde bedrag(6) voor elke afgegeven waarde. Het totale aantal muntstukken, het totale gewicht van de afgifte en het aangekondigde totaalbedrag worden automatisch toegevoegd naarmate de gegevens worden ingevoerd.

Als de wetgeving van het land het toelaat en als de parameters van uw juridische entiteit of van de winkel (indien verschillend) het hebben bepaald, is het mogelijk om stortingen van muntstukken in euro aan te maken zonder invoering van het detail van de afgifte. Vanaf het moment dat ze wordt geactiveerd, is deze mogelijkheid van toepassing op alle stortingen van muntstukken van de winkel en moet ze niet bij elke storting als keuzeoptie worden opgegeven.

 

 

In dat geval voert u het totale aantal muntstukken, het aangekondigde totaalbedrag en als u het weet, het totale gewicht van de afgifte in (ook zonder die informatie kan de afgifte worden gevalideerd).

Om de moederzak met muntstukken in euro te registreren, klikt u op  'Registreren' (7).Er verschijnt dan een bevestigingsbericht.

 

 

Via de knop 'Annuleren' (7) kunt u de aanmaak van de zak verlaten en terugkeren naar het scherm 'Overzicht van de stortingen'.

Als u bevestigt, wordt de moederzak aangemaakt met status 'Te valideren' en daarop verschijnt het scherm 'Overzicht van de stortingen' met de moederzak die in de lijst van aangemaakte moederzakken is opgenomen met een stortingsnummer in de vorm DAAMMnnnnnnn.

Bij het bericht 'Geannuleerd' wordt de aanmaak van de zak verlaten en keert u terug naar het scherm 'Een zak aanmaken' om de aanmaak van de zak te wijzigen of te verlaten.

Als op het niveau van uw juridische entiteit of van de winkel een toegelaten maximumbedrag en/of -gewicht per afgifte werden bepaald, worden die onderaan rechts weergegeven. Zo kunt u uw zak correct invoeren, wetende dat de moederzak niet kan worden aangemaakt bij overschrijding van het maximumplafond qua bedrag en/of het maximumgewicht. Berichten die de reden voor de blokkering en de onmogelijkheid om de zak te registreren verduidelijken, worden dan onderaan weergegeven, namelijk:

 

 

Scherm voor de aanmaak van een zak biljetten in vreemde valuta

De aanmaak van een zak biljetten in vreemde valuta gebeurt door de aanmaak van een zak die biljetten van verschillende valuta kan bevatten (afgifte verschillende valuta).

De invoering gebeurt zonder codering van de precieze waarden per valuta, enkel het totale aantal biljetten en het totaalbedrag per valuta moeten worden ingevoerd.

 

 

Opmerking: bij een afgifte van meerdere vreemde valuta kan het totaalbedrag van de afgifte niet worden berekend, enkel het totale aantal biljetten wordt vermeld naarmate de gegevens worden ingevoerd.

Nadat u het type storting (biljetten in vreemde valuta) (2) hebt gekozen en de ontvangstdatum/periode (3) en het zaknummer (4) hebt vermeld, gaat u over tot de invoering van de afgifte op dezelfde manier als voor de aanmaak van een zak biljetten in euro, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk (Scherm voor de aanmaak van een zak biljetten in euro).

Opmerking: de plafonds/ondergrenzen voor uw juridische entiteit of voor de winkel (indien verschillend) zijn niet van toepassing op de afgifte van biljetten in vreemde valuta, enkel de controle van het maximale aantal biljetten per zak kan worden uitgevoerd.

 

Scherm voor de aanmaak van een zak met bankcheques

 

 

 

Nadat u 'Bankcheque' (3) in het afrolmenu van de verschillende soorten cheques hebt gekozen, gaat u over tot de invoering van de afgifte op dezelfde manier als voor de aanmaak van een zak met biljetten in euro zoals beschreven in het vorige hoofdstuk (Scherm voor de aanmaak van een zak met biljetten in euro).

Opmerking: de plafonds/ondergrenzen voor bedragen bepaald op het niveau van de juridische entiteit of de winkel voor de stortingen van biljetten in euro alsook het maximale aantal biljetten per zak zijn niet van toepassing op de afgifte van bankcheques.

 

Scherm voor de aanmaak van een zak speciale cheques

Een zak speciale cheques kan speciale cheques van dezelfde soort (cadeau-, restaurant- of reischeques) bevatten, of bij een afgifte in bulk, alle soorten speciale cheques (mix van speciale cheques van welke aard dan ook).

 

 

 

Nadat u een van de types speciale cheques (voorbeeld in het scherm hierboven 'cadeaucheque') in het afrolmenu 'type cheques' hebt gekozen, voert u de afgifte op dezelfde manier in als voor de aanmaak van een zak met biljetten in euro, zoals beschreven in het vorige hoofdstuk(Scherm voor de aanmaak van een zak met biljetten in euro).

 

• De afgifte van cadeaucheques gebeurt met vermelding van de uitgever, als de parameters van het land dit toestaan.U kunt een uitgever kiezen uit een keuzelijst.

 

 

In dat geval kunt u tevens de naam van de uitgever invoeren in het daartoe bestemde veld. Daarvoor kiest u 'Andere uitgever' in het veld 'Uitgever' en voert u vervolgens de naam van de uitgever in (die niet in de keuzelijst staat). Het veld 'Naam van de uitgever' aanvaardt alle alfanumerieke karakters (maximaal 23 karakters).

 

 

• Om een afgifte in bulk met speciale cheques van verschillende types aan te maken, kiest u de optie 'In bulk' en voegt u de afgifte toe op dezelfde manier als hierboven, wetende dat het totale aantal cheques en het aangekondigde bedrag worden aangevuld naarmate de gegevens worden ingevoerd.

 

 

 

 

Opmerking: de extra optie 'Gedetailleerde bulk' biedt u de mogelijkheid om het aantal en het bedrag van de speciale cheques te vermelden, volgens het type van cheque (cadeaucheque, maaltijdcheque, reischeque).  

Opmerking: de plafonds/ondergrenzen voor bedragen bepaald op het niveau van de juridische entiteit of de winkel voor de stortingen van biljetten in euro, alsook het maximale aantal biljetten per zak, zijn niet van toepassing op de afgifte van speciale cheques.

 

Een zak schrappen

 

Een zak (of een moederzak; cf. de alinea 'Zakken groeperen') kan worden geschrapt, ongeacht de inhoud (muntstukken, biljetten, speciale cheques). Het schrappen van een zak (of moederzak) kan voor of na de validering. Deze functie is evenwel enkel beschikbaar voor telling.

De gebruiker kan ook een reden invoeren voor de schrapping van een zak (of moederzak).

Om een zak (of moederzak) te schrappen, moet de gebruiker de functie 'Overzicht van de stortingen' selecteren en 'Annuleren' kiezen (laatste kolom rechts op het scherm).

 

Dan verschijnt een bericht waarin de gebruiker wordt voorgesteld om een reden in te voeren voor de schrapping van de zak (of moederzak). Het invoeren van dit bericht is facultatief. Als de gebruiker weigert, gaat het systeem door met het annuleren van de zak (of moederzak).

 

 

Als de gebruiker 'Ja' selecteert, kan hij een reden invoeren voor het annuleren, in maximum 50 alfanumerieke karakters.

 

 

 

Na afloop van de invoering van de reden van annulering (schrapping) moet de gebruiker de schrapping van de zak (of moederzak) bevestigen.

 

 

De reden van de schrapping verschijnt onderaan op het scherm met de gegevens van een zak (of hoofdzak):

 

 

Ter herinnering: een zak (of moederzak) kan ook worden geschrapt door de zak (of hoofdzak) weer te geven via de knop 'Schrappen' onderaan op het scherm.

 

 

 

Scherm 'Zakken groeperen'

 

Met dit scherm kunt u een moederzak aanmaken met verschillende zakken van hetzelfde formaat voor een winkel in uw werkgebied (1).

Opmerking:de groepering in een moederzak geldt niet voor stortingen van muntstukken in euro die rechtstreeks in een beveiligde zak worden gestoken en dus automatisch worden verstuurd zodra de aanmaak van de afgifte is gevalideerd.

De groepering van zakken in een moederzak moet de volgende regels respecteren:

• • In een moederzak mogen enkel zakken zitten van eenzelfde winkel.
  • In een moederzak mogen een of meerdere zakken zitten.
  • Als er in de moederzak maar een zak zit, is het nummer van de moederzak gelijk aan het nummer van de zak omdat er fysiek geen dubbele verpakking is.
  • Als er in de moederzak meerdere zakken zitten, moet het nummer van de moederzak worden ingevoerd of gescand en is het noodzakelijkerwijs verschillend van de nummers van de zakken die erin zitten.Dit nummer kan zijn:

</ul> </ul>

 

 

 

 

• hetzij de streepjescode van de beveiligde zak, als de zakken fysiek gegroepeerd zijn in een moederzak en er werkelijk een dubbele verpakking is,
• hetzij een willekeurige waarde, als de zakken niet fysiek gegroepeerd zijn in een echte hoofdzak (virtuele groepering).
• In eenzelfde moederzak mogen enkel zakken zitten van eenzelfde formaat en type:

</ul>

 

• ofwel zakken met biljetten in euro,
• ofwel zakken met biljetten in vreemde valuta, ongeacht of het gaat om biljetten in één valuta (zakken met slechts één valuta) dan wel in verschillende valuta (zakken met verschillende valuta),
• ofwel zakken met bankcheques,
• ofwel zakken met speciale cheques, ongeacht of ze cheques van een of meer types (bij afgifte in bulk) bevatten.

 

 

Als u verschillende winkels beheert, moet u in de eerste plaats de betrokken winkel kiezen door die bovenaan op het scherm in het afrolmenu van de aan u verbonden winkels te selecteren (2).

 

Op basis van de gewenste soort groepering (3) wordt de lijst van alle betrokken zakken weergegeven en worden ze automatisch geselecteerd.Deze lijst vermeldt voor elke zak:

• het stortingsnummer (referentie BNPP) in de vorm DAAMMnnnnnnn zoals toegewezen bij de aanmaak van de zak; met een klik op dit gegeven krijgt u de details van de zak;
• het nummer van de zak; met een klik krijgt u de details van de zak;
• de soort storting (biljetten, vreemde valuta of cheques);
• de aard van de storting, namelijk:
  • de EUR-code voor de zakken met biljetten in euro;
  • de ISO-code van de vreemde valuta (USD, CHF ...) voor de zakken met biljetten van een enkele valuta;
  • de omschrijving 'Multi' voor de zakken met biljetten in verschillende vreemde valuta;
  • de omschrijving 'Bankcheque', 'Restaurantcheque', 'Reischeque' of 'Cadeaucheque' voor de zakken met een enkele soort cheque:
  • de omschrijving 'In bulk' voor de zakken met verschillende soorten speciale cheques.

 

• de ontvangstdatum of -periode;
• het aangekondigde bedrag;
• het aangekondigde aantal biljetten of cheques;
• vermelding of het om een afgifte met tegenwaarde gaat.

 

U vermeldt het nummer van de moederzak (4), namelijk de streepjescode van de fysieke drager die kan worden gescand indien de gebruiker over de juiste uitrusting beschikt. Als de lengte van de moederzak op het vlak van de parameters van de klant werd gepreciseerd of als ze verschillen van de winkel, dan moet die lengte bij het invoeren van het nummer van de moederzak nauwgezet worden gerespecteerd.

Als op het niveau van de parameters van uw juridische entiteit, of op het niveau van de winkel indien verschillend, de referentie van de zak op 'manuele invoering' staat, krijgt u het veld (7) en moet u het dus invullen volgens de principes van uw onderneming.

U kunt de zakken die u niet in de moederzak wilt opnemen deselecteren.

Alle zakken die kunnen worden gegroepeerd, worden automatisch aangevinkt, maar u kunt er ook een of meer van deselecteren of opnieuw selecteren (5). Naarmate de lijst van te groeperen zakken wordt bijgewerkt, worden het totaalbedrag van de moederzak alsook het totale aantal biljetten of cheques die onderaan rechts van de lijst met zakken worden weergegeven, automatisch bijgewerkt.

Om de moederzak te registreren, klikt u zodra de invoering is beëindigd op de knop 'Registreren' (6).Er verschijnt dan een bericht ter bevestiging.  

Via de knop 'Terug' (6) kunt u de aanmaak van de groepering verlaten en terugkeren naar het scherm 'Overzicht van de stortingen'.

Als u bevestigt, wordt de moederzak aangemaakt met status 'Te valideren' en daarop verschijnt het scherm 'Overzicht van de stortingen' met de moederzak die in de lijst van aangemaakte moederzakken is opgenomen met een stortingsnummer in de vorm DAAMMnnnnnnn. Als u niet bevestigt, wordt het detail van de moederzak in aanmaak opnieuw getoond, waarna u de groepering kunt wijzigen of verlaten.

Als op het niveau van de juridische entiteit of de winkel een toegelaten maximumbedrag en -gewicht per zak werden bepaald, worden die onderaan rechts weergegeven. Zo kunt u uw groepering correct invoeren. Bij overschrijding van het maximumplafond voor een bedrag en/of het maximale aantal biljetten, kan de moederzak niet worden aangemaakt. Berichten die de reden voor de blokkering en de onmogelijkheid om de moederzak te registreren verduidelijken, worden dan onderaan weergegeven, namelijk:

• bij overschrijding van het toegelaten maximumbedrag, het bericht "Opgelet, storting geweigerd, het bedrag van de storting is hoger dan het toegelaten maximumbedrag.Gelieve contact op te nemen met uw dienstverlener";
• bij overschrijding van het maximale aantal biljetten per hoofdzak, het bericht "Uw storting overschrijdt het maximale aantal biljetten". Het ingestelde maximale aantal biljetten op het niveau van de juridische entiteit of de winkel is zowel van toepassing op de zakken als op de moederzakken.

 

Opmerking: de plafonds/ondergrenzen bepaald op klantenniveau of indien verschillend op niveau van het verkooppunt, zijn niet van toepassing op de groeperingen van vreemde munten, bankcheques en speciale cheques.  Daarentegen wordt voor biljetten in vreemde valuta de controle van het maximale aantal biljetten per moederzak wel degelijk uitgevoerd.