Versements/Principes Statuts
Principes
Ce module vous permet (si actif pour votre Entité Juridique ou votre(vos) magasin(s)) :
- de créer et valider, en fonction des paramètres du magasin concerné, un versement sous la forme :
- d’un sac pour les annonces de versement (de billets en €, de billets en devises, de chèques bancaires (non actif en France), de chèques spéciaux (chèques Voyages, chèques Restaurant et chèques Cadeaux) ou de chèques en vrac de plusieurs types de chèques spéciaux, ce sac pouvant ensuite faire l’objet d’un regroupement dans un sac mère sécurisé avant la création d’un enlèvement,
- d’un sac mère sécurisé pour les remises de pièces en €,
- d’un sac mère sécurisé regroupant un ou plusieurs sacs pour les annonces de versements de billets en € et en devises ainsi que pour les remises de chèques bancaires et spéciaux.
- de consulter, modifier ou supprimer un versement non encore transmis pour l’un des magasins de votre périmètre, y compris si celui-ci a été saisi par un autre « Utilisateur » ou un autre « Gestionnaire » du magasin concerné,
Important : Modification de sac
- Considérant qu’un sac est scellé dès sa validation, un sac n’est pas modifiable car la modification nécessiterait sa destruction physique et rendrait inexploitable le code barre qui y est apposé. En cas de modification, il faut donc supprimer le sac et le recréer avec le code barre du nouveau sac.
- Un sac regroupé dans un sac mère doit auparavant être détaché du sac mère pour pouvoir être supprimé.
- de consulter tous les versements enregistrés sur l’ensemble des magasins de votre périmètre, y compris ceux supprimés.
Remarque : Un profil client non habilité à passer des versements peut visualiser les versements et consulter l’historique des versements de l’ensemble des magasins de son périmètre. Il ne peut pas valider les annonces en enregistrant un enlèvement.
Etapes de création d’un versement :
- création d’un sac
- regroupement éventuel des sacs dans un sac mère
- création d’un enlèvement
Remarque : A chaque versement (sac/sac mère/enlèvement) est associée une référence « client ». La structure de cette référence dépend des paramètres que vous avez choisi :
- généré par Forcash de la façon suivante : Code magasin (ShopID) Date de recette (ou date de début de période de recette) ou date d’enlèvement Compteur numérique (longueur à votre main)
- libre, c’est-à-dire que vous pouvez choisir les champs qui le constitue et l’ordre de ces champs.
Les champs sont les suivants : numéro de sac/code magasin/date de création du sac/compteur numérique (longueur à votre main)
- saisie manuelle, dans ce cas à chaque création de sac/sac mère ou enlèvement au niveau des écran de création vous avez un champ « référence client » à enrichir
Statuts
En fonction de l’évolution de son cycle de vie, un versement (sac/sac mère ou enlèvement) prend successivement les statuts suivants :
- « A valider » pour un sac de billets/pièces/ou de chèques saisi et enregistré. Ce sac étant supprimable mais non modifiable.
Remarque : Un enlèvement n’a pas le statut « à valider ». La validation de l’enlèvement fait passer ce dernier, ainsi que les sacs le composant, au statut « validé ».
- « Validé » pour un sac/sac mère de billets/de pièces/ou de chèques dont l’enlèvement a été créé.
Remarque : Un sac regroupé au statut « à valider » ou « Validé » peut être modifié, ou supprimé.
- La modification d’un sac regroupé permet de rajouter ou supprimer un sac.
- La suppression du sac regroupé annule l’action de regroupement réalisé précédemment.
- Un sac inclus dans un regroupement de sac ne peut être modifié ou supprimé.
- « Annulé » pour un sac/sacs mère supprimé, ce versement ne pouvant plus être mis à jour.
- « Transmis » pour un sac/sac mère ou un enlèvement envoyé à la Banque pour prise en compte. Ce versement peut être mis à jour au bout de 5 jours ouvrés après la date d’enlèvement demandée, si les données de réconciliation n’ont pas été intégrées automatiquement. Les données que vous pouvez modifier sont : statut/date d’enlèvement effectif, montant compté et commentaires (si besoin).
- « Rejetée » pour un sac/sac mère transmis non pris en compte par la Banque (non actif en France) pour une raison particulière (code desserte du magasin inconnu, structure du fichier incorrect ou mal trié …), ce versement ne pouvant être ni repris, ni mis à jour.
- « Compté » pour un sac/sac mère ou un enlèvement transmis et pour lequel les informations de ramassage et de comptage effectifs permettant la réconciliation du versement ont été mises à jour automatiquement (non actif en France) ou saisies manuellement. Vous avez la possibilité à J+5 jours ouvrés après la date d’enlèvement demandée de forcer la réconciliation de comptage d’un sac ou d’un enlèvement.
Remarque : pour le périmètre France, les versements/enlèvements au statut « transmis » passe automatiquement au statut « Compté » 5 jours ouvrés après la date d’enlèvement demandée.
