Commandes/Commandes unitaires

Processus de commande

• Sélectionner le magasin dans la liste déroulante
• Choisir le type de commande : billets ou pièces en €
• Indiquer la date de livraison demandée.

Cette date doit impérativement respecter le calendrier fixé entre le transporteur et le magasin. De ce fait, l’icône « calendrier » associée à la date de livraison restitue toutes les prochaines dates qu’il est possible de sélectionner (si un calendrier est paramétré), la date pré affichée par défaut étant, compte tenu du cut-off standard du transporteur, la première date disponible.

Exemple de l’écran ci-dessus : si la saisie a lieu le 29/04 à 14h30 pour le magasin 001, dont le calendrier prévoit des livraisons tous les2/5, 5/5, 7/5 …, la première date sélectionnable est le 5 mai compte tenu du cut-off du transporteur qui est de J+2 ouvrés avant 14h.

• Sélectionner les valeurs souhaitées sur les écrans de commande

Ecran commande de billets (seules les coupures que vous pouvez commander sont reprises sur l’écran)

NB: Aucun champ des "Nombres de billets/de rouleaux"ou des "Montants" ne doit être vide comme ci-dessous :

Il faut toujours qu’il y ait un ZERO au niveau des champs qui ne ferait pas l’objet d’une commande.

Ecran commande de pièces (seules les quotités que vous pouvez commander sont reprises sur l’écran)

Remarque : « Valeur N/A » (non applicable)

Si le montant, le nombre de billets, le nombre de pièces ou le nombre de rouleaux saisi ne respecte pas les quantités imposées, la valeur N/A est restituée en regard de la donnée concernée et la commande ne peut être enregistrée

Plafond en montant et poids et validation des commandes

Si, au niveau du client ou du magasin, un montant et, pour les pièces, un poids maximum ont été définis, ceux-ci sont restitués en bas de page à droite (1) et permettent de saisir la commande dans la limite prévue.

Toutefois, si le plafond maximum en montant et/ou en poids est dépassé, la commande ne pourra être validée. Des messages précisant la raison du blocage sont alors restitués en bas de page, à savoir :

• en cas de dépassement du montant maximum autorisé, le message (2) apparaît.
• en cas de dépassement du poids maximum autorisé pour les pièces, le message (3) apparaît.

Seuil d’alerte et validation des commandes

Au niveau de votre Entité Juridique ou de vos magasins, des seuils d’alerte en montant et, pour les pièces, en poids peuvent être définis. .

Si le seuil d’alerte en montant et/ou en poids est dépassé, la commande peut être enregistrée, les messages informatifs suivants sont restitués lors de la demande de confirmation de la validation de la commande :

• en cas de dépassement du seuil d’alerte en montant, le message « Attention, commande dérogatoire, le montant de la commande est supérieur au seuil d’alerte autorisé de nnnnn,nn»,
• en cas de dépassement du seuil d’alerte en poids, le message « Attention, commande dérogatoire, le poids total de la commande pièces est supérieur au seuil d’alerte autorisé de nnnnn,nn».

 

En France, les commandes arrivant au terme du cut-off du transporteur concerné (ces cut-offs sont enregistrés dans le site), sont quotidiennement transmises à la Banque puis au Transporteur. En Belgique et au Luxembourg, les commandes sont transmises au fil de l’eau.

Suite à la vacation du service « Forc@sh », le statut de la commande passe alors de « Validée » à « Transmise ». Il est désormais impossible de la modifier ou de l’annuler. Une fois transmise, la commande est prise en charge et traitée par l’application de la Banque qui la transmet au transporteur de fonds concerné.

Une fois la commande préparée et livrée, le transporteur communique les informations de livraison à l’application de la Banque qui les transmet à son tour au service « Forc@sh ». Ces informations permettent, sur le site, de procéder automatiquement au contrôle et à la réconciliation de vos commandes.

Les fichiers de réconciliation des commandes sont transmis en général à J+1 ou J+2 ouvré par rapport à la date de livraison effective (en fonction des TDF).