Versements/Création et regroupement sacs

 

 

"Ecran créer un sac"

Si vous gérez plusieurs magasins, vous devez en premier lieu choisir le magasin concerné en le sélectionnant en haut de l’écran dans la liste déroulante des magasins qui vous sont rattachés (1). L’écran affiché par défaut est celui permettant de saisir un sac de billets en €, vous devez alors choisir le type de versement à effectuer (2), à savoir :

• soit un versement de billets en €,
• soit un versement de pièces en €,
• soit un versement de billets en devises pour une ou plusieurs devises différentes (non actif en France),
• soit un versement de chèques bancaires (non actif en France),
• soit un versement de chèques spéciaux, par type de chèques ou en vrac

Ecran de création d’un sac de billets en €

Après avoir choisi le type de versement (billets en €), vous:

• cochez, si besoin est, la case contrepartie (3) pour indiquer s’il s’agit d’une remise en contrepartie d’une livraison. Si les paramètres pays interdisent cette option comme c’est le cas de la France, il ne sera pas possible d’effectuer une telle remise. Il en sera de même si les paramètres de votre entité juridique, ou du magasin ne le permettent pas.
• décochez, si besoin est, lacase versement détaillé par dénomination (4)  si les paramètres pays permettent des versements billets non encodés. Dans le cas d’un versement non encodé vous pouvez ne renseigner que le nombre de billets et le montant global de la remise. L’écran sera le suivant :

 

• saisissez la date de recette ou la période de recette (5)(si cette option est activée au niveau de votre entité juridique) qui correspond à la date ou période du chiffre d’affaires de la remise,
• indiquez le numéro de sac  (6), soit le code barre du support physique qui peut être scanné si l’utilisateur est en possession du matériel adéquat. Si la longueur du sac a été précisée au niveau des paramètres de votre entité juridique ou, si différents du magasin, la saisie du numéro du sac devra respecter scrupuleusement cette longueur. Un contrôle de cohérence est réalisé sur le numéro de sac qui doit être unique et respecter la norme du pays (pour la Belgique).
• si au niveau des paramètres de votre entité juridique, ou du magasin (si différents), la référence du sac est en « saisie manuelle » alors la zone (9) apparaîtra et sera donc à renseigner selon les principes de votre entreprise.
• renseignez le nombre de billets ou le montant annoncé (7) pour chaque valeur remise ou de façon globale (si case versement détaillé par dénomination est décochée).

Le nombre total de billets et le montant total annoncé sont alimentés automatiquement au fur et à mesure de la saisie quand le versement est détaillé

Pour enregistrer le sac de billets en €, une fois la saisie terminée, vous cliquez sur le bouton « Enregistrer » (8). Vous avez le message de confirmation suivant :

Le bouton « Abandonner » (8) permet d’abandonner la création du sac et de revenir sur l’écran « Synthèse des versements ».

Si vous confirmez le message d’enregistrement, le sac de billets est créé avec le statut « A valider » et l’écran « Synthèse des versements » est restitué en retour avec le sac répertorié dans la liste des sacs créés avec un numéro de versement sous la forme DAAMMnnnnnnn.

Si le message est « Annulé » la création du sac est abandonnée et vous revenez sur l’écran « création du sac » pour modifier ou abandonner le sac.

 

Si, au niveau de votre entité juridique ou du magasin concerné, un montant maximum a été défini, celui-ci est restitué en bas de page à droite et vous permettent de saisir correctement votre sac, sachant que si ce montant est dépassé, le sac ne pourra être créé. Des messages précisant la raison du blocage et l’impossibilité d’enregistrer le sac sont alors restitués en bas de page, à savoir :

• en cas de dépassement du montant maximum autorisé, le message « Attention, versement refusé, le montant du versement est supérieur au montant maximum autorisé. Veuillez prendre contact avec votre prestataire »,
• en cas de dépassement du nombre maximum de billets par sac, le message « Votre versement dépasse le nombre maximum de billets ».

 

 

Ecran de création d’un sac de pièces en €uros

Après avoir choisi le type de versement (pièces en €) (2)  et (3) , vous:

• saisissez la date de recette ou la période de recette (4)  (si cette option est activée au niveau de votre entité juridique) qui correspond à la date ou période du chiffre d’affaires de la remise,
• indiquez le numéro de sac (sac mère) (5), soit le code barre du support physique qui peut être scanné si l’utilisateur est en possession du matériel adéquat. Si la longueur du sac mère a été précisée au niveau des paramètres de votre entité juridique ou, au niveau du magasin (si différents), la saisie du numéro du sac devra respecter scrupuleusement cette longueur. Un contrôle de cohérence est réalisé sur le numéro de sac qui doit être unique. Si la référence du sac est en « saisie manuelle » alors la zone (8) apparaîtra et sera à renseigner selon les principes de votre entreprise.
• renseignez le nombre de pièces ou le montant annoncé (6)  pour chaque valeur remise. Le nombre total de pièces, le poids total de la remise et le montant total annoncé sont alimentés automatiquement au fur et à mesure de la saisie.

Si la législation du pays le permet et si les paramètres de votre entité juridique ou, du magasin (si différents) l’ont précisé, il est possible de créer des versements de pièces en € sans encodage du détail de la remise. Dès lors qu’elle est activée, cette possibilité s’applique à tous les versements pièces du magasin et n’est pas une option au choix à préciser à chaque versement.

 

Dans ce cas, vous saisissez le nombre total de pièces, le montant total annoncé et, si vous en avez connaissance, le poids total de la remise (l’absence de cette information n’empêchant pas de valider la remise).

Pour enregistrer le sac mère de pièces en €, une fois la saisie terminée, vous cliquez sur le bouton « Enregistrer » (7). Un message de confirmation est alors restitué.

 

 

Le bouton « Abandonner » (7) permet d’abandonner la création du sac et de revenir sur l’écran « Synthèse des versements ».

Si vous confirmez le message d’enregistrement, le sac mère est créé avec le statut « A valider » et l’écran « Synthèse des versements » est restitué en retour avec le sac mère répertorié dans la liste des sacs mères créés avec un numéro de versement sous la forme DAAMMnnnnnnn.

Si le message est « Annulé » la création du sac est abandonnée et vous revenez sur l’écran « création du sac » pour modifier ou abandonner le sac.

Si, au niveau de votre entité juridique ou du magasin, un montant et/ou un poids maximum autorisés par remise ont été définis, ceux-ci sont restitués en bas de page à droite et vous permettent de saisir correctement votre sac, sachant que si le plafond maximum en montant et/ou le poids maximum sont dépassés, le sac ne pourra être créé. Des messages précisant la raison du blocage et l’impossibilité d’enregistrer le sac sont alors restitués en bas de page, à savoir :

• en cas de dépassement du montant maximum autorisé, le message « Attention, versement refusé, le montant du versement est supérieur au montant maximum autorisé. Veuillez prendre contact avec votre prestataire »,
• en cas de dépassement du poids maximum autorisé, « Attention, versement refusé, le poids total du versement pièces est supérieur au poids maximum autorisé. Veuillez prendre contact avec votre prestataire ».

 

Ecran de création d’un sac de billets en devises

La création d’un sac de billets en devises se fait par la création d’un sac pouvant contenir des billets de devises différentes (remise multi devises).

La saisie se fait sans encodage du détail des valeurs par devise, seul le nombre total de billets et le montant total par devise sont à saisir.

 

 

Remarque : Dans le cas d’une remise de plusieurs devises, le montant total de la remise ne peut être calculé, seul le nombre total de billets est alimenté au fur et à mesure de la saisie.

Après avoir choisi le type de versement (billets en devises) (2), renseigné la date/période de recette (3) et le numéro du sac (4), vous procédez à la saisie de la remise dans les mêmes conditions que pour la création d’un sac de billets en € telles que décrites au chapitre précédent (écran de création d'un sac de billets en €).

Remarque : Les plafonds/planchers définis au niveau de votre entité juridique ou, si différents, au niveau du magasin, ne s’appliquent pas aux remises de billets en devises, seul le contrôle par rapport au nombre maximum de billets par sac peut être réalisé.

 

Ecran de création d’un sac de chèques bancaires

 

 

Après avoir sélectionné le type « chèque bancaire » (3)  dans la liste déroulante des différents types de chèque, vous procédez à la saisie de la remise dans les mêmes conditions que pour la création d’un sac de billets en € telles que décrites au chapitre précédent (écran de création d'un sac de billets en €)écran de création d'un sac de billets en €).

Remarque : Les plafonds/planchers en montant définis au niveau de l’entité juridique ou au niveau du magasin pour les versements de billets en €, ainsi que le nombre maximum de billets par sac ne s’appliquent pas aux remises de chèques bancaires.

 

Ecran de création d’un sac de chèques spéciaux

Un sac de chèques spéciaux peut contenir des chèques spéciaux du même type (Chèques cadeaux, chèques restaurant ou chèques voyage) ou, dans le cas d’une remise en vrac, des chèques spéciaux de toute nature (mélange de chèques spéciaux quelle que soit leur nature).

 

Après avoir sélectionné un des types de chèques spéciaux (ex dans l’écran ci-dessus « chèque cadeaux ») dans la liste déroulante « type de chèques », vous pouvez saisir la remise dans les mêmes conditions que pour la création d’un sac de billets en € telles que décrites au chapitre précédent(écran de création d'un sac de billets en €)écran de création d'un sac de billets en €).

 

• La remise de chèques cadeaux s’effectue en précisant l’émetteur, lorsque les paramètres pays le permettent. Vous pouvez choisir un émetteur via une liste déroulante.

 

Dans ce cas, vous pouvez également saisir le nom de l’émetteur au niveau d’un champ dédié à cet effet. Pour cela, il faut sélectionner le choix « Autre émetteur » au niveau du champ « Emetteur », puis saisir le nom d’un émetteur (ne figurant pas dans la liste déroulante. Le champ « Nom de l’émetteur » accepte les caractères alphanumériques (23 caractères maximum).

 

 

• Pour créer une remise en vrac regroupant des chèques spéciaux de différents types, vous cochez l’option « En Vrac » et procédez à l’enrichissement de votre remise dans les mêmes conditions que ci-dessus, sachant que le nombre total de chèques et le montant annoncé sont alimentés au fur et à mesure de la saisie.

 

Remarque : l’option additionnelle « Vrac détaillé » vous permet de préciser le nombre de chèques spéciaux ainsi que leur montant, par nature de chèque (chèques cadeaux – titres repas – chèques vacances).

 

 

Remarque : Les plafonds/planchers en montant définis au niveau de l’entité juridique ou au niveau du magasin pour les versements de billets en €, ainsi que le nombre maximum de billets par sac, ne s’appliquent pas aux remises de chèques spéciaux.

 

Supprimer un sac

 

Un sac (ou un sac mère ; cf. le paragraphe « Regrouper sacs ») peut être supprimé, quel qu’en soit le contenu (pièces, billets, chèques spéciaux). La suppression d’un sac (ou d’un sac mère) peut intervenir avant ou après sa validation ; cette fonctionnalité n’étant toutefois accessible qu’avant comptage.

L’utilisateur peut également saisir un motif de suppression de sac (ou sac mère).

Pour supprimer un sac (ou un sac mère), l’utilisateur sélectionne la fonctionnalité « Suivi des versements », et choisit l’action « Supprimer » (dernière colonne à droite de l’écran).

 

Un message s’affiche alors proposant à l’utilisateur de saisir un motif d’annulation du sac (ou du sac mère). La saisie d’un tel message est facultative. Si l’utilisateur décline, le système poursuit l’annulation (suppression) du sac (ou du sace mère).

 

 

Si l’utilisateur sélectionne « Oui », il peut alors saisir un motif d’annulation, d’une longueur ne dépassant pas 50 caractères alphanumériques.

 

 

A l’issue de l’enregistrement du motif d’annulation (suppression), l’utilisateur doit confirmer la suppression du sac (ou sac mère).

 

 

Le motif de la suppression s’affiche en bas de l’écran présentant les données d’un sac (ou sac mère) :

 

Rappel : il est également possible de supprimer un sac (ou sac mère) en visualisant le sac (ou sac mère), et ce via le bouton « Supprimer » présent en bas de l’écran.

 

 

Ecran "regrouper sacs"

 

Cet écran vous permet de créer un sac mère regroupant plusieurs sacs de même format pour un magasin de votre périmètre (1).

Remarque : Le regroupement dans un sac mère ne concerne pas les versements de pièces en € qui sont directement remis dans un sac sécurisé et donc automatiquement transmis dès la validation de la création de la remise.

Le regroupement des sacs dans un sac mère doit respecter les règles suivantes :

•  un sac mère ne peut regrouper que des sacs d’un même magasin,
•  un sac mère peut regrouper un ou plusieurs sacs,
•  si le sac mère regroupe un seul sac, le numéro du sac mère est alors égal au numéro de sac puisqu’il n’y a pas physiquement de double emballage,
•  si le sac mère regroupe plusieurs sacs, le numéro de sac mère doit être saisi ou scanné et est forcément différent des numéros des sacs le constituant, ce numéro pouvant être:
  • soit le code barre du sac sécurisé si les sacs sont physiquement regroupés dans un sac mère et qu’il y a réellement double emballage,
  • soit une valeur quelconque si les sacs ne sont pas physiquement regroupées dans un réel sac mère (regroupement virtuel).
•  un même sac mère ne peut regrouper que des sacs d’un même format et de même nature :
  •  soit des sacs de billets en €,
  •  soit des sacs de billets en devises, que ceux-ci contiennent des billets d’une seule devise (sacs mono-devise) ou de plusieurs (sacs multi-devises),
  •  soit des sacs de chèques bancaires,
  •  soit des sacs de chèques spéciaux, que ceux-ci contiennent des chèques d’un seul type ou, dans le cas des remises en vrac, plusieurs.

Si vous gérez plusieurs magasins, vous devez en premier lieu choisir le magasin concerné en le sélectionnant en haut de l’écran dans la liste déroulante des magasins qui vous sont rattachés (2).

En fonction du type de regroupement souhaité (3), la liste de tous les sacs concernés est restituée et ils sont sélectionnés par défaut. Cette liste indique pour chaque sac :

• le numéro de versement (référence BNPP) sous la forme DAAMMnnnnnnn tel qu’attribué lors de création du sac, un clic sur cette donnée permettant de prendre connaissance du détail du sac,
• le numéro du sac, un clic sur cette donnée permettant de prendre connaissance du détail du sac,
• le type de versement (billets, devises ou chèques),
• la nature du versement, à savoir :
  • le code EUR pour les sacs de billets en €,
  • le code ISO de la devise (USD, CHF …) pour les sacs de billets d’une seule devise,
  • le libellé « Multi » pour les sacs de billets multi devises,
  • le libellé « Chèque bancaire », « Chèque restaurant », « Chèque voyage » ou « Chèques cadeaux » pour les sacs d’un seul type de chèque,
  • le libellé « En vrac » pour les sacs de différents types de chèques spéciaux.
• la date ou période de recette,
• le montant annoncé,
• le nombre de billets ou de chèques annoncé,
• l’indication s’il s’agit d’une remise en contrepartie.

Vous renseignez le numéro du sac mère (4), soit le code barre du support physique qui peut être scanné si l’utilisateur est en possession du matériel adéquat. Si la longueur du sac mère a été précisée au niveau des paramètres du client ou, si différents du magasin, la saisie du numéro du sac mère devra respecter scrupuleusement cette longueur.

Si au niveau des paramètres de votre entité juridique, ou si différents, au niveau du magasin, la référence du sac est en « saisie manuelle » alors la zone (7) apparaîtra et sera donc à renseigner selon les principes de votre entreprise.

Vous pouvez désélectionner les sacs que vous ne souhaitez pas intégrer dans le sac mère.

Tous les sacs pouvant être regroupés sont cochés par défaut, vous avez la possibilité de désélectionner ou re-sélectionner un ou plusieurs d’entre eux (5). Au fur et à mesure de la mise à jour de la liste des sacs à regrouper, le montant total du sac mère ainsi que le nombre total de billets ou de chèques, restitué à droite en bas de la liste des sacs, est mis à jour automatiquement.

Pour enregistrer le sac mère, une fois la saisie terminée, vous cliquez sur le bouton « Enregistrer » (6). Un message de confirmation est alors restitué.

 

 

Le bouton « Abandonner » (6) permet d’abandonner la création du regroupement et de revenir sur l’écran « Synthèse des versements ».

Si vous confirmez le message d’enregistrement, le sac mère est créé avec le statut « A valider » et l’écran « Synthèse des versements » est restitué en retour avec le sac mère répertorié dans la liste des sacs mères créés avec un numéro de versement sous la forme DAAMMnnnnnnn. Si le message de confirmation est abandonné, le détail du sac mère en cours de création est à nouveau affiché, vous permettant ensuitede modifier ou d’abandonner le regroupement.

Si, au niveau de l’entité juridique ou du magasin, un montant et nombre de billets maximum autorisés par sac ont été définis, ceux-ci sont restitués en bas de page à droite et vous permettent de saisir correctement votre regroupement. Si le plafond maximum en montant et/ou le nombre maximum de billets sont dépassés, le sac mère ne pourra être créé. Des messages précisant la raison du blocage et l’impossibilité d’enregistrer le sac mère sont alors restitués en bas de page, à savoir :

• en cas de dépassement du montant maximum autorisé, le message « Attention, versement refusé, le montant du versement est supérieur au montant maximum autorisé. Veuillez prendre contact avec votre prestataire »,
• en cas de dépassement du nombre maximum de billets par sac mère, le message « Votre versement dépasse le nombre maximum de billets ». Le nombre maximum de billets paramétré au niveau de l’entité juridique ou du magasin s’applique aussi bien aux sacs qu’aux sacs mère.

 

Remarque : Les plafonds/planchers en montant définis au niveau du client ou, si différents, au niveau du magasin ne s’appliquent pas aux regroupements concernant les billets en devises, les chèques bancaires et les chèques spéciaux. En revanche, pour les billets en devises, le contrôle par rapport au nombre maximum de billets par sac mère est bien effectué.